Gestión del tiempo y prioridades estratégicas

El Hábito de la Gestión del Tiempo y Prioridades Estratégicas

Gestión del Tiempo y Prioridades Estratégicas

Gestión del Tiempo y Prioridades Estratégicas

 

 

Al aprender a pensar según “Ganar – Ganar”, buscamos el beneficio mutuo en todas las interacciones. Comenzamos a pensar en función de la gente, de la sociedad como un todo. 

Gestión del tiempo y prioridades estratégicas

 “Una vez que tiene una imagen clara de sus prioridades, sus valores, sus objetivos y sus actividades altamente influyentes, organícese y llévelas a cabo”. S. Covey.

La gestión del tiempo y prioridades estratégicas, consiste en optimizar el tiempo en función de valores superiores, la visión y la misión personal y la de la empresa puesto que estamos pensando aquí como emprendedores y empresarios.  Aplica el principio del Cuadrante II de la efectividad, como veremos más adelante.

Pensar en ganar-ganar equivale principalmente a una manera de pensar como empresario excelente. Consiste en un paradigma basado en lo que con probabilidad sea el tema mencionado con más frecuencia: el principio del beneficio mutuo o reciprocidad, conocido como la Regla Dorada.

Al aprender a pensar según “Ganar – Ganar”, buscamos el beneficio mutuo en todas las interacciones. Comenzamos a pensar en función de la gente, de la sociedad como un todo. 

Esto incide en lo que se considera “importante”, en cómo empleamos el tiempo, en nuestra respuesta en el momento de elegir y en los resultados que obtenemos en nuestra vida y en nuestro ejercicio profesional y empresarial, con una acertada gestión del tiempo y prioridades estratégicas.

 

Con la matriz de la gestión del tiempo y prioridades estratégicas de S. Covey controlamos el tiempo y los sucesos al observar cómo se relacionan con nuestra misión. 

Los pedidos relacionados con nuestro tiempo son importantes o no importantes, urgentes o no urgentes. Las cosas importantes hacen a nuestra misión: las cosas no importantes no. Las cosas urgentes tienen un plazo acotado, las cosas no urgentes no lo tienen.[1]

[1] Covey, Stephen. Primero lo Primero. Paidos Empresa 1996. España.

Matriz de Gestión del Tiempo y Prioridades Estratégicas

 La combinación de estas dos dimensiones; la importancia y la urgencia, crean cuatro cuadrantes de tiempo. Todas las opciones relacionadas con el tiempo caen dentro de uno de estos cuatro cuadrantes. Podemos aprender a manejarlas si determinamos a qué cuadrante pertenecen. Resolvemos problemas de administración del tiempo al concentrarnos en las actividades del segundo cuadrante. La matriz de la administración del tiempo nos muestra los síntomas, la causa y la solución de los problemas de administración del tiempo.[1]

[1]  Covey, Stephen. LOS 7 HABITOS®: de los profesionales altamente efectivos en mercadeo en red? (Spanish Edition) (Posición en Kindle217-223). Fraknlin Covey Co. Edición de Kindle.
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Matriz de Gestión del Tiempo y Prioridades Estratégicas

Cuadrante de Soluciones en gestión del tiempo y prioridades estratégicas

Como consultor estratega, te invito a trabajar sobre la matriz de gestión del tiempo y prioridades estratégicas y ponerla en práctica ya que se trata de un modelo de gestión personal probado y efectivo que te ayudará en tu desarrollo personal y profesional.

El segundo cuadrante es el cuadrante “solución”. Es el corazón de la administración personal. En el segundo cuadrante, sólo hacemos cosas porque sirven a nuestra misión. No son urgentes. Entablamos relaciones, escribimos enunciados de misión, hacemos planes a largo plazo y nos concentramos en mejorar continuamente.

 Resolvemos problemas de administración del tiempo al cambiar del tercer y cuatro cuadrantes, las causas, al segundo cuadrante, la solución. Al hacerlo, podemos evitar algunas crisis y problemas del primer cuadrante; por lo tanto, ganamos control en nuestra vida y en nuestro negocio. Decimos “no” a algunas cosas apremiantes y populares y decimos “no” a algunas cosas placenteras porque actividades más importantes que se relacionan con el desarrollo del negocio necesitan nuestra atención.

Gestión del Tiempo y Prioridades Estratégicas

Agenda de IV Generación

A mí, en particular me ha parecido demasiado útil la utilización de la Agenda de IV Generación de Covey para hacer mi gestión del tiempo y prioridades estratégicas mediante la hoja de trabajo semanal porque crea contexto ya que proporciona un panorama más amplio de lo que se realiza.

Se desarrolla por etapas:

Etapa 1: Conectarse con su visión y su misión; es aquí donde esta lo más importante de nuestra vida y de nuestro negocio o empresa. Todo tiene una secuencia:  Principios, Misión y Roles.

  • ¿Qué es lo más importante?
  • ¿Qué da sentido a su vida, a su realización como empresario?
  • ¿Qué desea ser y hacer en la vida, en la empresa?

Etapa 2. Identifique sus roles: los roles simbolizan responsabilidades, relaciones y áreas de contribución.

Etapa 3. Seleccione las metas del Cuadrante II en cada Rol. Pregúntese: ¿Qué es lo más importante que podría hacer en cada rol esta semana para lograr un mayor impacto positivo? Concéntrese en la importancia, no en la urgencia.

Si un rol se relaciona con su propio desarrollo, como puede ser la gestión de la organización en alguna de sus perspectivas, las metas que requieran tiempo para planificar, para atender reuniones importantes de negocios, etc.

Lo ideal es definir un máximo de siete roles; por ejemplo: Rol de familia, rol de gerente, rol de planificador, rol de padre, rol de directivo. Luego establecer metas para cada rol, definir prioridades semanales y prioridades para cada día.

Etapa 4. Crear un marco de toma de decisiones para la semana.  El traslado efectivo de las metas de gran influencia del Cuadrante II a un plan de acción requiere la creación de un marco para la efectiva toma de decisiones durante toda la semana. La clave no reside en priorizar sus horarios, sino en programar sus prioridades.

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Herramienta de Gestión del Tiempo y Prioridades Estratégicas

Etapa 5. Ejercer integridad en el momento. Una vez distribuidas en la semana las metas importantes del Cuadrante II, la tarea diaria consiste en conseguir que lo primero siga siendo lo primero a través de las oportunidades y los desafíos inesperados a lo largo del día.

Ejercer la integridad o la integralidad, implica el traslado de la misión al momento, de tal forma que dar prioridad a la primera signifique llevar a cabo el plan o bien crear un cambio dirigido de conciencia para juzgar y reconocer la capacidad de acceder constantemente a su brújula interior en los momentos de toma de decisiones cuando el motor se pone en marcha.

La Agenda Digital de Gestión del Tiempo
y Prioridades Estratégicas

Luego de entender este paradigma y la gestión del tiempo y prioridades estratégicas de la Agenda, el reto significativo para la realización de los planes y la ejecución exitosa de las estrategias en las diferentes perspectivas de la empresa es el manejo eficaz a través de aplicaciones tecnológicas en la medida de cada plan o proyecto; como las metodologías Ágiles de gestión de proyectos tipo Scrum, Kanban, Lean y XP. Me gustan monday.com, Asana, Wrike, Bitrix24, Trello, etc.

Actualmente existen en el mercado herramientas complementarias para definir y priorizar diversas tareas como la atención de prospectos y clientes, separación de citas y reuniones bien sean presenciales o virtuales, con herramientas muy completas como: Tidcal,  Calendly.com, Agenda Booking de Builderall y muchas más en las cuales se pueden delegar ciertas tareas repetitivas, en los chatbots con vídeo como Customerly, y otras integraciones del sitio web de la empresa con Telegram, WhatsApp, Messenger FB, etc.

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